Ако сте икада радили у канцеларији, знате да су састанци црна овца радних задатака. Ми волимо да их мрзимо и трудимо се да их заувек елиминишемо, а ми их и даље имамо изнова и изнова док се не будемо питали зашто трошимо толико времена у њима.
Свако има своје тајне за кретање по шкакљивом пејзажу састанака (а неки су и бољи од других.)
Дакле, заокружио сам стратегије за смањење оптерећења састанка (и повећање ваше продуктивности) од четири успешна лидера компаније. Ко зна, можда бисте могли да испробате једну од ових тактика у сопственој канцеларији!
1. Стварање временских термина "Нема састанка"
Ово је најстарији и најлакши трик у књизи, за свакога ко се бори да закаже посао одоздо.
А радило је за Андрев Фингерман, генерални директор ПхотоСхелтера:
„Већ нешто више од годину дана одбијам да одржавам састанке пре подне. Утицај на моју продуктивност био је запањујући. Као неко ко такође има АДХД, открио сам да су јутра неопходна за рад који захтева мој највиши ниво критичког размишљања. Дакле, ако се неко очајнички мора састати са мном ујутро, готово увек одбијем и уместо њега питам можемо ли да изаберемо време поподне. Једини услов на који ћу успети је да се састанак савршено усклади са мојим главним приоритетима. “
У Мусеу смо прихватили сличну стратегију спроводећи „Победничке среде“, где од 9 до 13 часова средом, нико у компанији није дозвољен да закаже састанке.
"Најчешће жалбе су биле да људи немају довољно доследног времена за размишљање, јер састанци би се прекидали тако често", каже наш ВП за људе и талент, Тони Тхомпсон. "Постоји неколико састанака за које су ми људи рекли да се не могу зауставити, али ако се напор смањи на чак 70% непродуктивних састанака и замени оне са пуно продуктивности, креативности и разума здравља, то се исплати."
2. Имате састанке само један дан у недељи
Маттан Гриффел је суоснивач и извршни директор компаније Оне Монтх. Да би решио своје проблеме са састанцима, одлучио је да, уместо да блокира одређена времена, блокира сваки дан осим једног.
Супротно сопственом систему Мусе, Гриффел одржава састанке искључиво средом: „Не правим се на томе пуно. Ако неко затражи да попијем кафу у уторак, питаћу ме ради ли среда. Ако је та среда потпуно резервисана, питаћу вас о следећој среди (Понекад морам да резервишем две или три среде) - каже он у недавном Форбесовом чланку. Изненађујуће једноставно, зар не?
Резултат тога, он није само велики блок времена да се усредсреде на друге задатке, већ и то што ће „присиљавати људе да чекају до среде често филтрирати неважне састанке. То ће елиминисати људе који желе нешто вашег времена, али нису спремни да чекају на њега или да раде у вашем распореду. То је одлично за мене, јер се ионако не желим састајати са тим људима. "
3. Редовно прегледавајте календар
„Редовно ревидирамо састанке на кварталној основи, како бисмо по потреби поново радили распоред састанака“, каже Динах Алобеид, директор комуникација у Греенхоусеу. То значи да у сваком тромесечју сви у компанији гледају календар и одлучују да ли се неке дискусије могу преместити на други канал.
То можете лако урадити својим распоредом. Да би помогао у сужавању састанака који се одржавају, а који се не догађају, Алобеид предлаже да се скрати временски оквир: „Почните са 30-минутним састанцима и смањите их на 20 минута када је то могуће; исто важи и за 60 минута, зашто не испробати 45? “Можда ћете открити да можете постићи толико у краћем року, ако не путем е-поште или Гоогле документа.
Такође, каже, „Проведите време у понедељак мапирајући шта желите да постигнете ове недеље и који састанци се морају догодити да бисте обавили посао и покренули одређене пројекте напред.“ Ако се не осећају у складу са вашим приоритетима, уклоните њих.
4. Одржавање састанка
Алек Вилла, главни оперативни директор Хеалтхифи-а, то још више доприноси организовањем „чишћења састанка“ у својој компанији:
„Ово је специфичан временски период на сваких шест до девет месеци када бришемо 100% понављајућих састанака и институционалних правила по којима се могу додати.“
Дакле, шта тачно значи враћање састанка у календар за Вилу и његов тим? „За понављајуће састанке и састанке са клијентима, састанак можете задржати или избрисати по властитом нахођењу. Избрисане састанке не може да се додају најмање две недеље. Након ове две недеље, састанак можете додати само ако већина присутних особа проактивно захтева повратак (лобирање за властите састанке је забрањено!) "
Одговор његове компаније био је невероватно позитиван, упркос тако застрашујућем захтеву: „Сви га воле и једва чекају да све избришу. Не признајући проблем, почињете у незгодној ситуацији када нико не жели да каже: "Овај састанак није користан, можемо ли га само отказати?" Коначно пролазимо кроз циклусе оптималних перформанси у којима људи постижу добру равнотежу да могу да сарађују, а још увек имају времена да раде свој појединачни посао. "
Иако би вам било тешко да сви из вашег тима уђу у овај план, могу бити тешки за мање састанке. Разговарајте са својим колегама о уклањању свих не хитних пријава неколико недеља и проверите да ли то уопште негативно утиче на ваш рад.
Решавање преоптерећења састанка заиста се своди на приоритизацију вашег радног оптерећења, због чега су горе наведене стратегије тако ефикасне.
