Понекад морамо пратити информације и добро место за то је у датотеци базе података Екцел. Било да је лична листа телефонских бројева, листа контаката за чланове организације или тима или колекција кованица, картица или књига, датотека Екцел базе података олакшава унос, складиштење и проналазак одређених информација.
Мицрософт Екцел има уграђене алате који вам помажу да пратите податке и да пронађете одређене информације када то желите. Такође, са стотинама колона и хиљада редова, Екцел табела може да садржи огромну количину података.
Унос података
Основни формат за чување података у Екцел базној бази је табела.
Једном када је створена табела, алатке за податке Екцел-а могу се користити за претраживање, сортирање и филтрирање записа у бази података како би се пронашле одређене информације.
Да бисте пратили овај водич, унесите податке као што је приказано на слици изнад.
Брзо унесите Студент ИД:
- Упишите прве две ИД-ове - СТ348-245 и СТ348-246 у ћелије А5 и А6, редом.
- Означите два ИД-а да их изаберете.
- Кликните на попуните ручку и повући га до ћелије А13.
- Остатак Студентског ИД-а треба правилно унети у ћелије А6 до А13.
Уношење података исправно
Када уносите податке, важно је осигурати правилно унос података. Осим реда 2 између наслова таблице и наслова колона, не остављајте друге празне редове приликом уноса података. Такође, уверите се да не остављате празне ћелије.
Грешке података, узроковане неправилним уносом података, представљају извор многих проблема везаних за управљање подацима. Ако су подаци правилно унети на почетку, вероватније је да ће вам програм вратити жељене резултате.
Редови су рекорди
Сваки појединачни ред података у бази података је познат као запис. Приликом уноса евиденција држите на уму ове смернице:
- Оставите празне редове у табели која се креира. Ово укључује НЕ остављајући празан ред између заглавља колоне и првог реда података.
- Запис може садржавати податке о само једној одређеној ставци.
- Запис мора такође садржати СВЕ податке у бази података о тој ставци. Не може се наћи информација о ставци у више редова.
Колоне су поља
Док се редови у Екцел бази података називају записима, ступци су познати као поља. Свака колона захтева наслов за идентификацију података које садржи. Ови бројеви се зову имена поља.
- Назив поља се користи да би се осигурало да се подаци за сваки запис уносе у исту секвенцу.
- Уверите се да су сви подаци у колони унесени користећи исти формат. Ако почнете да уносите бројеве као цифре (као што су 10 или 20), наставите то. Немојте мењати дио пута и почети да уносите бројеве као речи (као што су десет или двадесет). Будите доследни.
- Не остављајте празне ступце у табели.
Креирање табеле
Када су подаци унети, може се претворити у а сто. Урадити тако:
- Означите ћелије А3 до Е13 на радном листу.
- Кликните на Кућа таб.
- Кликните на Форматирај као табела опцију на траци да отворите падајући мени.
- Изаберите плаву Табела Стил Средњи 9 опција за отварање Форматирај као табела Дијалог.
- Док је дијалог бок отворен, ћелије А3 до Е13 на радном листу требају бити окружене мравним мравима.
- Ако маратонске мравље окружују тачан распон ћелија, кликните У реду у Форматирај као табела Дијалог.
- Ако маратонски мравови не окружују правилан распон ћелија, означите тачан распон на радном листу, а затим кликните на У реду у Форматирај као табела Дијалог.
- Табелу треба додати стрелице падајуће поред сваког имена поља, а редови табеле требају бити форматирани у изменичном свјетлу и тамно плавом бојом.
Коришћење алата базе података
Када сте креирали базу података, помоћу алата који се налазе испод падајућих стрелица поред сваког имена поља можете сортирати или филтрирати своје податке.
Сортирање података
- Кликните на падајућу стрелицу поред Поље за презиме име.
- Кликните Сортирај од А до Ж опције да сортирате базу података по абецеди.
- Када је сортиран, Грахам Ј. треба да буде први запис у табели и Вилсон Р требало би да буде последњи.
Филтрирање података
- Кликните на падајућу стрелицу поред Поље програма име.
- Кликните на квадратић поред поља Изабери све опцију за брисање свих поља за потврду.
- Кликните на поље поред поља поред Бизнис опцију да додате обележје у поље.
- Кликните У реду.
- Само два ученика - Г. Тхомпсон и Ф. Смит требало би да буду видљиве јер су једина два уписана у пословни програм.
- Да бисте приказали све записе, кликните на стрелицу падајући поред дугмета Програм Име поља.
- Кликните на Обриши филтер од "Програм" опција.
Проширење базе података
Да бисте додали додатне записе у своју базу података:
- Поставите показивач миша преко мале тачке у доњем десном углу стола.
- Показивач миша промениће се у двоглави стрелицу.
- Када се то деси, кликните и задржите десно дугме миша и повуците показивач да додате празан ред на дно базе података.
- Додајте следеће податке овом новом реду:Ћелија - ПодациА14 - СТ348-255Б14 - ЦхристопхерЦ14 - А.Д14 - 22Е14 - Наука
Завршавање форматирања базе података
- Означите ћелије А1 до Е1 на радном листу.
- Кликните на Кућа таб.
- Кликните на Споји и центар могућност траке да центрира наслов.
- Кликните на Попунити боју (изгледа као бојена за боју) на траци да би се отворила пописна листа за попуњавање.
- Изаберите Плава, Аццент 1 са листе да промените боју позадине у ћелијама А1 - Е1 до тамно плаве боје.
- Кликните на Боја боје икона на Форматирање трака са алаткама (то је велико слово "А") да бисте отворили спустну листу фонтова.
- Изаберите бео са листе да промените боју текста у ћелијама А1 - Е1 на бело.
- Означите ћелије А2 - Е2 на радном листу.
- Кликните на Попунити боју На траци отворите пописни попис за попуњавање.
- Изаберите Плава, Аццент 1, Упаљач 80 из листе да промените боју позадине у ћелијама А2 - Е2 до светлије плаве боје.
- Означите ћелије А4 - Е14 на радном листу.
- Кликните на падајућу траку да средину поравнате текст у ћелијама од А14 до Е14.
- У овом тренутку, ако сте исправно пратили све кораке овог туторијала, ваша табеларна таблица треба да личи на табелу приказану у кораку 1 овог водича.
Функције базе података
Синтакса: Дфунцтион (Датабасе_арр, Фиелд_стр | нум, Цритериа_арр)
Где је Д функција је једно од следећих:
- ДАВЕРАГЕ
- ДЦОУНТ
- ДЦОУНТА
- ДГЕТ
- ДМАКС
- ДМИН
- ДПРОДУЦТ
- ДСТДЕВ
- ДСТДЕВП
- ДСУМ
- ДВАР
- ДВАРП
Тип: База података
Функције базе података су посебно корисне када се Гоогле листови користе за одржавање структурираних података, као што је база података. Свака функција базе података, Дфунцтион , израчунава одговарајућу функцију на подскупу ћелијског опсега који се сматра табелом базе података. Функције базе података узимају три аргумента:
- Датабасе_арр је опсег, уграђени низ или низ који генерише низ израза који је структуриран тако да је сваки ред након редова 1 база података, а свака колона је поље базе података. Ред 1 садржи етикете за свако поље.
- Фиелд_стр | нум означава која колона (поље) садржи вредности које треба просјечно. Ово се може изразити као име поља (текстуални низ) или број колоне, гдје би најлепса колона била представљена као 1.
- Цритериа_арр је распон, уграђени низ или низ произведен изразом низова који је структуриран тако да први ред садржи име поља на које ће бити примењен критеријум (критеријуми), а наредни редови садрже условни тест (и).
Први ред у Критерији одређује имена поља. Сваки други ред у критеријумима представља филтер, што је скуп ограничења на одговарајућим пољима. Ограничења се описују помоћу упита Упит-по-примјеру и могу укључити вриједност за усклађивање или оператер успоредбе праћена упоредном вриједношћу. Примери ограничења су: "Чоколада", "42", "> = 42", "<> 42". Празна ћелија не значи ограничење на одговарајућем пољу.
Филтер одговара редоследу базе података ако су испуњена сва ограничења филтера (ограничења у реду филтера). Врстица базе података (запис) задовољава критеријуме ако и само ако је бар један филтер подудара с њим. Име поља може се појавити више од једном у опсегу Критеријума како би се дозволило више ограничења која се примењују истовремено (на примјер, температура> 65 и температура <= 82).
ДГЕТ је једина функција базе података која не агрегира вредности. ДГЕТ враћа вредност поља специфицираног у другом аргументу (слично ВЛООКУП-у) само када тачно један запис одговара критеријумима; у супротном, она враћа грешку која не показује никаква подударања или више одговора
